비즈니스 전화 통화 시 꼭 지켜야 할 매너

비즈니스 전화 통화 시 지켜야 할 매너

직장인이라면 누구나 한 번쯤 비즈니스 전화 통화의 부담을 느껴본 경험이 있을 것입니다. 특히 코로나19 팬데믹 이후 비대면 소통이 증가하면서 전화 통화의 중요성이 더욱 부각되고 있습니다. 이러한 상황에서 직장인들은 전화 통화를 통해 원활한 소통과 업무 진행을 위해 적절한 전화 예절을 갖추는 것이 필수적입니다. 이번 글에서는 비즈니스 전화 통화 시 꼭 기억해야 할 매너와 프로세스에 대해 알아보겠습니다.

전화 걸기 전 준비 사항

전화 통화를 시작하기 전에 미리 준비할 사항이 있습니다. 이는 상대방에게 불편을 주지 않고, 통화의 효율성을 높이기 위한 방법입니다.

• 통화 가능 여부 확인: 전화를 걸기 전에 문자나 메신저를 통해 상대방이 통화 가능한 상태인지 미리 확인해보는 것이 좋습니다. 불필요한 시간 낭비를 막을 수 있습니다.
• 용건 정리: 통화 전, 간단하게 용건을 정리해두면 보다 명확하고 정확하게 대화를 진행할 수 있습니다. 서두르지 않고 중요한 내용을 간결하게 전달하는 것이 관건입니다.
• 메모지 준비: 중요한 내용을 빠짐없이 기록할 수 있도록 메모지를 준비해두는 것이 좋습니다. 통화 도중 중요한 정보가 나올 경우 바로 기록해두면 유용합니다.

전화 통화 시 유의할 점

전화 통화에서의 예절은 무엇보다도 상대방에 대한 배려와 소통의 원활함을 위해 중요합니다. 다음은 전화 통화 시 지켜야 할 주요 매너입니다.

• 명확한 자기 소개: 통화를 시작할 때, 자신의 소속과 이름을 분명히 밝히는 것이 좋습니다. 이를 통해 상대방은 통화하는 사람의 신원을 쉽게 인식할 수 있습니다.
• 존중하는 태도: 통화할 때는 항상 상대방의 이야기를 경청해야 합니다. 상대방이 말을 다 마친 후에 응대하는 것이 예의입니다.
• 간결한 용건 전달: 비즈니스 전화는 길고 복잡한 대화가 아니라 신속하고 효율적인 커뮤니케이션이 중요합니다. 필요한 내용을 간결하게 전달하도록 노력해야 합니다.

전화 받는 방법

전화 통화를 받을 때는 더욱 신경 써야 할 부분이 많습니다. 특히 첫 인상이 중요한 비즈니스 환경에서 능숙하게 전화를 받아야 합니다.

전화 수신 시의 매너

전화를 받은 후, 다음 사항을 염두에 두어야 합니다.

• 빠른 응대: 전화벨이 울릴 때 최대한 빠르게 전화를 받는 것이 좋습니다. 일반적으로 3번 울리기 전에 응답하는 것이 이상적이며, 늦게 받게 된다면 간단한 사과의 말을 전하는 것이 바람직합니다.
• 소속과 이름 소개: 전화 통화를 시작할 때, 자신의 소속과 이름을 먼저 밝혀 상대방이 대화할 사람을 쉽게 인식할 수 있도록 합니다.
• 메모하기: 통화 중에는 필요한 내용을 메모하며 상대방의 요구 사항이나 전달할 사항을 정리합니다. 이를 통해 후속 조치를 원활히 할 수 있습니다.

전화 통화 종료 시 주의할 점

전화 통화를 마칠 때에도 예의가 중요합니다. 상대방이 말을 모두 마치고 통화를 종료할 수 있도록 기다리는 것이 좋으며, 마무리 인사를 잊지 않아야 합니다.

종료 인사 및 피드백

전화 통화가 끝난 후, 상대방에게 감사 인사를 전하는 것은 기본 매너입니다. 또한, 상대방이 통화 중에 이야기한 내용을 확인하고 요약하여 메시지를 전달하면 신뢰감을 더욱 높일 수 있습니다.

• 감사 인사: “감사합니다. 좋은 하루 되세요.”와 같은 말로 통화를 마무리하는 것입니다.
• 상대방의 피드백: 상대방이 통화 중에 이야기한 내용을 확인하고, 필요 시 피드백을 주는 것이 좋습니다. 이는 상대방과의 신뢰 관계를 더욱 돈독히 해줍니다.

결론

비즈니스 전화 통화는 단순한 의사소통을 넘어, 회사의 이미지를 대변하는 중요한 활동입니다. 올바른 전화 예절을 익힘으로써 업무를 보다 원활하게 수행하고, 소통의 질을 높일 수 있습니다. 오늘 제시한 전화 예절을 참고하여 모든 직장인들이 자신감 있게 전화 통화를 진행하길 바랍니다. 전화 통화의 매너를 잘 지킴으로써 나의 업무 효율을 높이고, 일과 삶의 균형을 이루는데 기여할 수 있을 것입니다.

자주 묻는 질문과 답변